Nastavení

Práce se záznamem

Akce

V ikoně ozubeného kola najdete osobní nastavení sekce.

Skrývání sloupců

V případě, že nechcete v tabulce vidět některé sloupce, můžete si je skrýt. Tímto nastavením se neovlivní viditelnost sloupců ostatním uživatelům.

Zobrazení filtru

Ve výchozím nastavení je aktivní filtrování přímo nad sloupcem. V případě, že ho chcete u tabulky skrýt, nastavte hodnotu na "Nad tabulkou".

Otevírání detailu záznamu

Tímto nastavením ovlivníte, jakým způsobem se bude otevírat detail záznamu v konkrétní sekci. V případě, že nemáte nastavenou žádnou hodnotu, použije se globální nastavení, které máte ve vašem osobním nastavení.

V okně přes celou obrazovku

Toto nastavení je vhodné pro případ, kdy potřebujete co největší plochu pro práci se záznamem - např. CRM.

V okně přes část obrazovky

Toto nastavení je vhodné pro případ, kdy potřebujete provádět rychlé úpravy v detailu záznamu a nechcete ztrácet kontext o tom, jaký záznam máte otevřený - hodí se např. u sekcí faktury, úkoly, projekty.

V případě, že máte v tabulce odfiltrovaná data, můžete si filtr pojmenovat vlastním názvem a uložit.

Uložené filtry se zobrazují nad tabulkou a kdykoliv když kliknete na uložený filtr, tak se uložené filtry aplikují na tabulku.

Záznamy můžete exportovat pomocí tlačítka Export.

Při exportu se stáhne XLSX soubor se všema sloupcema, která v tabulce vidíte.

Exportují se všechny záznamy, které máte odfiltrované, bez ohledu na nastavené stránkování. Tzn. pokud máte odfiltrovaných 100 záznamů, ale na stránce vidíte pouze např. 25 záznamů, i přesto se exportuje všech 100 záznamů.

Obecný import

Záznamy do tabulky můžete importovat pomocí tlačítka Import.

Následně stáhnete vzorový XLSX soubor, do kterého se doplní data a nahrajete.

Import do sloupců se rozpoznává dle jejich názvů, pokud tedy chcete importovat údaje pouze do některých sloupců, můžete přebytečné sloupce smazat.

V případě, že máte svůj XLSX soubor a nechcete plnit náš vzorový soubor, stačí když do prvního řádku souboru uvedete názvy sloupců shodně s názvama sloupců v tabulce. Poté můžete importovat váš soubor a sloupce, u kterých se bude shodovat název, se naimportují.

Vlastní import

V případě, že dostáváte např. od dodavatelů XLSX soubory, které mají vždy stejný formát a nechcete k nim pokaždé doplňovat názvy souborů nebo plnit vzorový soubor, je možné nadefinovat si vlastní strukturu souboru.

Nadefinované typy souborů se potom zobrazí jako tlačítko. V této chvíli pouze zvolíte typ a nahrajete soubor.

Vlastní strukturu souboru může vytvořit správce sekce.

Standardní tlačítko

V každé tabulce, pokud ho správce nedeaktivuje, je tlačítko pro přidání nového záznamu.

Po kliknutí na tlačítko se otevře formulář pro přidání nového záznamu.

Vlastní tlačítko

Správce sekce může přidat vlastní tlačítko, které se zobrazuje pouze v určitých tabech.

Ve formuláři pro přidání záznamu, který se tímto tlačítkem otevře, mohou být zobrazeny pouze určité sloupce - ty, které jsou relevantní pro danou akci.

Každá sekce je členěná do tabů (stavů).

Ve stavu Všechny vidíte vždy záznamy ze všech stavů, kromě smazaných.

Ve stavu s ikonou koše vidíte všechny smazané záznamy.

Obecné

Tyto klávesové zkratky můžete použít kdekoliv v systému.

• Zavření modalu - ESC
• Úprava hodnoty v buňce tabulky - CTRL+klik myší kamkoliv do buňky / CMD+klik myší kamkoliv do buňky

Hlavní tabulka

• Nový záznam - ALT+E / OPTION+E

Detail záznamu

• Maximalizace - ALT+X / OPTION+X
• Nový záznam - ALT+W / OPTION+W

Se záznamem můžete pracovat pomocí menu. Do menu se dostanete buď kliknutím na ikonu:

nebo kliknutím pravým tlačítkem myši kamkoliv do záznamu:

Detail záznamu

Detail záznamu otevřete buď tlačítkem z menu nebo kliknutím levým tlačítkem myši do hlavního sloupce tabulky. Hlavní sloupec tabulky rozpoznáte tak, že jeho obsah je napsaný tučně a při najetí na záznam se zvýrazní.

Napojená tabulka

Pro rychlé přidávání záznamů do napojené tabulky (například u faktur vystavených máme napojenou tabulku s položkama) využijete tlačítko pro přidání záznamu, které otevře formulář pro přidání záznamu, aniž byste museli otvírat detail.

Akce

U záznamu také můžete provést rovnou akci (například vystavení faktury).

Změna jednoho záznamu

Stav můžete změnit kliknutím pravým tlačítkem myši kdekoliv v záznamu. Zobrazí se rozbalovací nabídka, ve které zvolíte stav.

V případě, že záznam smažete, přesune se do stavu s ikonou koše.

Hromadná změna

Změnit stav nebo smazat záznam lze provést i hromadně.

Nejprve označíme záznamy:

Poté zvolíme příslušnou akci:

Každou hodnotu ve sloupci lze upravit buď kliknutím na ikonu tužky, která se zobrazí po najetí na záznam:

nebo kliknutím kamkoliv do buňky levým tlačítkem myši a současně stisknutou klávesou CTRL (CMD na macOS):

Hodnoty ve sloupcích je možné upravovat u více záznamů současně:

Ke každému záznamu je možné přidávat veřejné nebo soukromé tagy, na základě kterých jde následně filtrovat záznamy.

Vytvoření tagu

Vytvoření tagu provedeme kliknutím na "+" u jakéhokoliv záznamu. Vytvořený tag je poté možné používat u jakéhokoliv záznamu v rámci dané sekce.

Použití tagu

Po nastavení tagu je možné vybrat jej u jakéhokoliv záznamu.

Tagy se dělí do několika ktegorii:

• soukromý (červený) - pouze vy ho můžete přidat k záznamu a smazat. Nikdo jiný ho u záznamu nevidí.
• soukromý veřejný (žlutý) - pouze vy ho můžete přidat k záznamu a smazat. U záznamu ho ale vidí všichni.
• veřejný (fialový) - kdokoliv ho může přidat k záznamu a smazat. U záznamu ho vidí všichni.

Hromadné nastavení

Tagy je možné nastavit také hromadně:

Pokud jsou u záznamů uložené soubory, které potřebujete někomu poskytnout, můžete k nim vygenerovat odkaz pro stáhnutí chráněný heslem:

Odkaz můžete poskytnout cizí osobě, která nemá přístup do systému:

Pokud jsou u záznamů uložené soubory, které potřebujete hromadně stáhnout, můžete to provést pomocí hromadné akce:

Soubory se stáhnou ke všem záznamům současně jako soubory typu zip.

Ke každé sekci může být napojený libovolný počet jiných sekcí. Každou sekci naleznete v samostatném tabu.

Příklad: K sekci Faktury vystavené je napojená sekce Položky faktury - položky faktury tedy uvidíte v samostatném tabu.

Správce sekce může zvolit 1 tab a ten se bude automaticky otvírat po otevření detailu záznamu.

Pořadí tabů je možné změnit pomocí špendlíku. Připnutím se tab přesune na první pozici:

U každého záznamu je možné přidávat veřejné a soukromé poznámky. Soukromé poznámky vidí pouze uživatel, který poznámku přidal.

Všechny rozepsané poznámky se ukládají a díky tomu je možné využívat je k osobnímu poznačení informací jako běžný online dokument (např. dočasné poznámky při řešení úkolu).

Při přidání poznámky nepřijde nikomu notifikace.

U každého záznamu je možné chatovat s ostatními uživateli.

Při odeslání zprávy přijde e-mailová notifikace (+ notifikace do zvonku v horní liště) všem uživatelům, kteří jsou vidět ve spodní liště.

Důležité:

Všichni uživatelé s přístupem k záznamu získají přístup k celému obsahu záznamu (uvidí všechny parametry, veřejné poznámky, ostatní zprávy) i v případě, že nemají přístup do sekce. Detail záznamu si zobrazí z osobního dashboardu.

K záznamu tak můžete pozvat jakéhokoliv uživatele z vaší firmy.

U každého záznamu je možné přidávat úkoly.

Pokud úkol někomu přiřadíte, zobrazí se mu na jeho osobním dashboardu.

Pomocí shift+enter můžete psát úkoly, které mají více řádků.

V notifikacích naleznete veškeré důležité upozornění - například zprávy v chatu, pozvánky k událostem.

Notifikace můžete otevřít také pomocí ikony zvonku v horní liště:

V případě, že je nějaká notifikace důležitá, můžete si ji připnout pomocí hvězdičky:

Osobní úkoly vidíte pouze vy a nikdo jiný k nim nemá přístup - ani správce vaší firmy, ani zaměstnanci FROGGATE.

Pomocí shift+enter můžete psát úkoly, které mají více řádků. V případě, že má úkol více řádků, zobrazí se u úkolu ikona dokumentu.

Naše doporučení pro práci s úkolama

Později

Tato sekce je určena pro všechno, co budete potřebovat vyřešit, ale ještě nevíte kdy. Zkrátka pro všechno, na co nechcete zapomenout.

K vyřešení

Tato sekce je určená pro úkoly, na kterých chcete aktuálně pracovat a můžete do ní přesunovat úkoly z inboxu.

Do této sekce si můžete přesunout úkoly např. každé ráno, 1x týdně, nebo v jakékoliv jiné období, které vám vyhovuje.

Události v kalendáři se dělí na 2 typy:

Osobní události

Jedná se o události, které vytvoříte přímo v kalendáři a ke kterým můžete někoho pozvat. Do doby, než pošlete pozvánku jinému uživateli, událost nikdo jiný nevidí.

Události ze sekcí

Každou sekci, která v systému existuje, může správce nakonfigurovat tak, aby byla viditelná v kalendáři. V té chvíli si můžete události ze sekce přidat do svého osobního kalendáře.

Přidání sekce provedete v nastavení kalendáře:

a následně zvolíte požadovanou sekci:

V případě, že máte oprávnění k úpravě vaší firmy, tak v menu uvidíte tlačítko Upravit firmu:

S oprávněním k úpravě firmy můžete provádět jakékoliv operace s firmou - např. přidávat uživatele, přiřazovat jim oprávnění, odebírat uživatele, nastavovat globální omezení pro přístup k firmě.

Každá fyzická osoba má svůj uživatelský účet, zaregistrovaný na svůj osobní e-mail.

Přidání uživatele do firmy

Správce firmy

1. V horním menu klikneme na ikonu panáčka a následně na Upravit firmu.
2. V sekci Uživatelé klikneme na Pozvat uživatele do firmy
3. Zadáme osobní e-mail a zvolíme role a oprávnění, které má uživatel získat.
4. Pozveme uživatele

Uživatel

1. Na zadaný e-mail přijde pozvánka
2. Klikne na odkaz a vytvoří si osobní účet, pokud jej ještě nemá, nebo přijme pozvánku s existujícím účtem a tím získá přístup do firmy

Odebrání uživatele z firmy

1. V horním menu klikneme na ikonu panáčka a následně na Upravit firmu.
2. V sekci Uživatelé odstraníme uživatele.

Uživatel ihned ztratí přístup ke všem firemním údajům.

Odstraněním uživatele se osobní účet nesmaže.

Smazat osobní účet může pouze uživatel, který si ho zaregistroval.

Typy oprávnění

Hlavní oprávnění

Oprávnění se nastavuje v ikoně panáčka v sekci "Upravit firmu".

Máme následující oprávnění:

• Správce firmy
• Získá přístup k položce "Upravit firmu" - jedná se o hlavního správce firmy, který může udělovat přístupy dalším uživatelům, odebírat přístupy uživatelům a přidělovat jakákoliv oprávění (včetně oprávnění Správce firmy)
• Nastavení - API
• Získá přístup do sekce API, ve které může vytvářet API tokeny
• Oprávnění je vhodné pro vývojáře
• Nastavení - Zařízení
• Získá přístup do sekce Zařízení, ve kterém může spravovat fyzická zařízení
• Oprávnění je vhodné pro tvůrce systému
• Nastavení - e-maily
• Získá přístup do sekce E-maily, ve kterém může přidávat příchozí a odchozí e-mailové schránky
• Oprávnění je vhodné pro tvůrce systému
• Nastavení - menu
• Získá přístup do sekce Menu, ve kterém může vytvářet položky v hlavním menu
• Oprávnění je vhodné pro tvůrce systému
• Požadavky - přehled
• Získá přístup do sekce Vaše požadavky, ve které může zadávat požadavky na úpravu systému

Oprávnění k menu

Oprávnění k menu se nepřiděluje v hlavním nastavení firmy, ale v položce Nastavení -> Menu nebo přímo z konkrétní sekce, ke které chcete udělit oprávnění, pomocí ozubeného kola.

Úrovně oprávnění

Oprávnění má několik úrovní:

Přístup k menu

Určuje, jakým způsobem může uživatel nakládat s menu.

• Zobrazení
• Umožní uživateli vidět sekci v levém menu a přistupovat do něj. Nemůže ale přidávat nebo odebírat uživatele.
• Editace
• Umožní uživateli vidět sekci v levém menu a současně získá přístup do sekce Nastavení -> Menu, ve kterém může upravovat tuto sekci (včetně jejího smazání) a udělovat přístupy jiným uživatelům.
• Toto nastavení je vhodné spíše pro tvůrce systému.

Přístup k datům v tabulce

Určuje, jakým způsobem může uživatel ovlivňovat data uvnitř sekce.

• Zobrazení vlastních
• Vidí pouze záznamy, které sám přidal, ale po přidání záznamu jej nemůže upravit.
• Editace vlastních
• Vidí pouze záznamy, které sám přidal a současně je může po přidání i upravovat.
• Zobrazení všech
• Vidí všechny záznamy, ale nemůže je upravovat
• Editace všech
• Vidí všechny záznamy a současně je může upravovat
• Toto nastavení je nejvhodnější pro většinu případů
• Editace nastavení tabulky
• Vidí všechny záznamy, můžeje upravovat a současně může upravovat nastavení celé sekce - např. přidávat sloupce, mazat sloupce, upravovat oprávnění ke sloupcům a řádkům
• Toto nastavení je vhodné spíše pro tvůrce systému.

Přidávání řádků do tabulky

Určuje, jestli uživatel může přidávat nové záznamy do sekce.

• Může přidávat
• Toto nastavení je nejvhodnější pro většinu případů
• Nemůže přidávat

Dědění

Oprávnění se mezi sebou dědí - v případě, že nastavíte oprávnění k menu, které má další podmenu, tak uživatel získá nastavené oprávnění ke všem položkám podmenu.

Příklad:

Máme takovouto strukturu menu:

• Firma
• Zaměstnanci
• Dodavatelé
• Smlouvy
• Faktury vystavené
• Faktury přijaté

Když uživateli dáme oprávnění k přístupu do menu Firma, získá přístup i do podmenu Zaměstnanci, Dodavatelé a Smlouvy.

Když uživateli dáme oprávnění k přístupu pouze do podmenu Zaměstnanci, nebude mít přístup do menu Dodavatelé a Smlouvy.

Oprávnění k řádkům tabulek

Oprávnění k řádkům tabulek se nastavují v nastavení sekce (ozubené kolo) v tabu Řádky.

Po aktivaci oprávnění k přístupu k řádkům ztratí všichni uživatelé přístup k záznamům v dané sekci (uvidí prázdnou tabulku):

Oprávnění se nastavují dle sloupců, ve kterých se vybírá z hodnot.

Při nastavení více hodnot z více sloupců uživatel získá přístup k záznamů, u kterých dojde k průniku. Příklad:

Uživatel John Doe tímto nastavením získává přístup ke všem řádkům, které mají ve sloupci Druh spolupráce nastavenou hodnotu DPP nebo HPP a současně mají ve sloupci Středisko nastavenou hodnotu Provoz nebo IT.

Následně tomuto uživateli přidáme další oprávnění:

Uživatel John Doe tímto nastavením získává přístup ke všem řádkům z předchozího příkladu a současně získá přístup k řádkům, které mají ve sloupci Druh spolupráce hodnotu DPČ a současně ve sloupci Středisko hodnotu Obchod.

Role

Role slouží pro přidělování oprávnění skupinám osob. Můžeme vytvořit například roli Obchodník, této roli přiřadíme oprávnění ke konkrétnímu menu a následně když přiřadíme uživateli roli Obchodník, tak získá přístupy k veškerým sekcím, ke kterým má role Obchodník přístup.

Uživateli je možné nastavit více rolí současně, čím získá veškerá oprávnění, která jsou u přiřazených rolí nastavená.

Doporučujeme využívat role i v případě, že aktuálně máte ve firmě pouze 1 osobu v daném oddělení, při příjmu dalšího zaměstnance na stejnou pozici díky tomu veškerá oprávnění vyřešíte jedním kliknutím.

Přístup k firmě můžete omezit na konkrétní IP adresy. Uživatelům, kteří se budou snažit přihlásit z jiné IP adresy, bude přístup odepřen.

Toto nastavení doporučujeme aktivovat především v situaci, kdy ve firmě používáte např. VPN a všichni uživatelé mají shodnou IP adresu.

V případě odchodu zaměstnance z firmy si stačí pohlídat, že mu odeberete přístup k VPN a i když zapomenete odebrat uživatele z FROGGATE, tak k vaší firmě nebude mít přístup.

Způsoby úprav

Hlavní správa

Menu se spravuje ze sekce Nastavení -> Menu.

Pro přístup k zobrazení a úpravám položek v menu je potřeba mít v hlavním nastavení firmy přidělené oprávnění "Nastavení - menu".

Dělí na hlavní menu a podmenu:

Při provozu zařízení musí být spuštěná aplikace FG device management + FGklient (2 aplikace uprostřed plochy). Obě aplikace se spouští automaticky po spuštění zařízení.

Řešení problémů

Tiskárna netiskne

Analýza problému

• Restartujte zařízení
• Pokuste se vytisknout štítek ze sekce, ve které běžně tisknete štítky
• Zkontrolujte aplikaci
• Pomocí onboard klávesnice (ikona na monitoru vpravo dole) stiskněte ALT + F11
• Minimalizujte prohlížeč
• Přejděte do aplikace FG device management
• Je v logu vidět pokus o vytisknutí štítku, který odpovídá času kdy jste se pokusili vytisknout štítek?
• Pokud ano, problém bude v komunikaci aplikace s tiskárnou
• Pokud ne, problém bude v akci, která vyvolává tisk štítku

Problém v komunikaci s tiskárnou

Otevřete tiskové úlohy tlačítkem v aplikaci a pokuste se vytisknout testovací stránku. Pokud tisk selhal, může to mít několik důvodů:

• Tiskárna není připojena k zařízení
• Tiskárna je nesprávně nakonfigurovaná v operačním systému

Problém v akci

• Zkontrolujte, zda je aktivní automatický tisk štítků

Štítky nevyjíždí správně

Tento problém nastává nejčastěji při použití štítků jiné velikosti nebo od jiného výrobce.

Při každé změně typu štítků je nutné tiskárnu zkalibrovat.

Kalibrace tiskárny

1. Vložte kotouč do tiskárny
2. Zapněte tiskárnu
3. Jakmile je tiskárna připravena (indikátor na tiskárně svítí zeleně), stiskněte a držte tlačítko vedle indikátoru po dobu 2 vteřin (indikátor zabliká). Nadále držte tlačítko dokud indikátor znovu 2x nezabliká. Následně ihned uvolněte tlačítko.

Nyní tiskárna změří několik štítků a zkalibruje se. Jakmile je vše dokončeno, indikátor začne opět svítit zeleně.